Regenbogenfamilie Teil 40 – Notartermin

An diesem Dienstagmorgen holte uns kein Wecker um fünf Uhr aus den Betten, erst gegen sechs Uhr standen wir auf und bereiteten das Frühstück vor. Gegen halb sieben Uhr saßen alle beim Frühstück und nachdem ich gegessen hatte, bin ich ins Bad, um mich für die Fahrt zum Steuerberater fertig zu machen.

Immerhin hatte ich um acht Uhr morgens den Termin mit dem Steuerberater. Kurz nach halb acht Uhr setzte ich mich ins Auto und fuhr in die Kanzlei, wo ich kurz vor acht Uhr eintraf.

Ich erzählte Vaters Steuerberater als erstes von unseren Plänen für den Gutshof und von der Übernahme der Gärtnerei Winter zum ersten Juli, ebenso, dass wir zukünftig alle Immobilien selbst verwalten wollten. Weiter erklärte ich ihm, dass wir auch die Buchhaltung für alle Gesellschaften und den Gutshof im eigenen Haus erledigen wollen.

Er meinte zu mir, dann würde er in Zukunft nur noch die Bilanzen und die jährlichen Steuererklärungen für die Unternehmen erstellen, alle anderen Tätigkeiten, die er für meinen Vater bisher erbracht hatte, würden damit auf Dauer in seiner Kanzlei wegfallen.

Ich erklärte ihm, dass er weiterhin als Ansprechpartner für alle steuerlichen Fragen zuständig wäre und eben für die jährlichen Abschlüsse.  Ich fragte ihn, ob er deswegen eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter freistellen müsse, ich würde ihm anbieten, diese Kollegin oder den Kollegen für meine Buchhaltung übernehmen zu wollen. Er erklärte mir, dass er keinen seiner Angestellten deswegen ausstellen müsste, einzig eine geplante Neuein­stellung die er für den ersten Juli geplant hatte, würde zumindest vorläufig ausgesetzt werden.

Daher ich wollte wissen, ob er da schon eine Entscheidung getroffen habe, was er mir gegenüber verneinte. Er habe bisher nur verschieden Bewerbungsgespräche geführt, eine Entscheidung hätte er erst in den nächsten vierzehn Tagen getroffen. Ich fragte ihn, ob er mir eine seiner Kandidatinnen oder Kandidaten für unsere Buchhaltung empfehlen könne.

Er überlegte kurz und meinte dann, ja, einer wäre dabei, der in Sachen Buchhaltung bestens dafür geeignet sei, er habe vor kurzem auch noch die Bilanz­buchhalterprüfung abgelegt. Er erzählte mir, dass der junge Mann sogar in der Nähe des Gutshofes wohnen würde. Er telefonierte kurz mit seiner Büroleiterin und bat sie ihm die Unterlagen von diesem Bewerber in sein Büro zu bringen.

Als er die Unterlagen auf dem Tisch liegen hatte, griff er zum Telefon, wählte die Nummer von Klaus Brunner, wie er mir zwischenzeitlich erklärt hatte. Als dieser sich meldete erklärte er ihm kurz den Grund seines Anrufes und dass er möglicherweise bei einem seiner Mandanten kurzfristig, aber dauerhaft als Chef- und Bilanzbuchhalter anfangen könne.

Er wies ihn darauf hin, dass er die geplante Neueinstellung jetzt doch zurückstellen muss, da der Mandant seine eigene Buchhaltungsabteilung aufbauen will und damit die Grundlage für die geplante Neueinstellung vorläufig weggefallen sei.

Da er jedoch in der Nähe des Gutshofes Sonneneck wohne würde, hätte er auch kurze Wege ins Büro. Scheinbar war er interessiert, so dass der Steuerberater meines Vaters meinte, er würde auf Mithören schalten, da sein zukünftiger Chef gerade mit in seinem Büro sitzen würde und er direkt mit mir sprechen könne.

Ich begrüßte ihn kurz und fragte ihn, ob ich seine Bewerbungsunterlagen, die er beim Steuerberater eingereicht hatte, einsehen dürfe. Er erklärte sich einverstanden und so schob mir der Steuerberater seine Unterlagen zu. Nach einem ersten kurzen Blick in die Unterlagen lud ich ihn zu einem Vorstellungsgespräch ein. Wir einigten uns darauf, dass er heute am späten Nachmittag zu mir ins Büro am Gutshof kommen soll.

Er wollte noch wissen, ob er mir eigene Bewerbungsunterlagen mitbringen soll, der Steuerberater bot ihm an, die bei ihm vorliegenden Unterlagen direkt an mich weiterzugeben, da er sie nicht mehr benötigen wurde und sie ihm ansonsten gelegentlich zurückschicken würde. Er war sofort damit einverstanden und so konnte ich die Unterlagen nach unserem Gespräch direkt mitnehmen. Ich verabschiedete mich von ihm bis heute Nachmittag.

Danach besprach ich mit dem Steuerberater noch das Prozedere der Datenübernahme für unsere Buchhaltung. Er bot an, die Daten für das laufende Jahr als DATEV-Datei zu liefern, die von den meisten guten Buchhaltungsprogrammen eingelesen werden können und die auch die für den Jahresabschluss benötigten Daten für den Steuerberater zur Verfügung stellen können.

Er würde mir die Daten für die ersten vier Monate des laufenden Geschäftsjahres kurzfristig zur Verfügung stellen, damit wir unverzüglich unsere Buchhaltung einrichten können, die restlichen beiden Monate können dann im Laufe des jeweils nächsten Monats ergänzt werden und parallel kann auch schon ab Anfang Juli die eigene Buchhaltung durchgeführt werden.

Kurz vor dem Ende unseres Gesprächs meinte er, er hätte mit Klaus Brunner nichts anfangen können, da er für seine Anforderungen in der Kanzlei zu qualifiziert sei, er hätte ihm nur eine Absage schicken können. Er habe ihn mir deshalb empfohlen, weil er der Meinung sei, dass er für meine Anforderungen an einen leitenden Buchhalter der richtige Mann sei.  Er erklärte mir, bei dem was ich ihm über unsere Zukunftspläne erzählt habe, werden wir schnell weitere Mitarbeiter in der Buchhaltung benötigen.

Nach­dem wir alles besprochen und meine Fragen geklärt war verabschiedete ich mich von ihm und mein nächster Weg führte mich zurück zum Gutshof, um Manuel für den nächsten Termin in der Gärtnerei seines Vaters einzusammeln.

Bevor wir zu unserem nächsten Termin aufbrachen, ging ich zu Philipp und Marcus und erklärte ihnen, dass sie bei den Buchhaltungsprogrammen darauf achten, dass die Buchhaltungsdaten für den Steuerberater im DATEV-Format für die Bilanz und den Jahresabschluss bereitgestellt werden, aber auch Daten im gleichen Format eingelesen werden können. Unser Steuerberater stellt uns alle Daten des laufenden Jahres in diesem Format bereit und wir können anschließend auf dieser Basis weiterbuchen.

Zusammen fuhren Daniel und ich zur Gärtnerei wo wir bereits von seinem Vater erwartete wurden. Der ebenfalls bereits anwesende Notar verlas den Kaufvertrag mit allen von mir und Fritz Winter vereinbarten Punkten, die vertragsrelevant waren.

Bevor wir beide den Vertrag unterschrieben sollten, wollte der Notar von uns wissen, ob wir noch Fragen hätten und ob es zusätzlich Vereinbarungen gäbe, die nicht im Vertrag niedergelegt, aber mündlich vereinbart sind. Letzten Punkt verneinten wir beide, da der Vertrag genau dem entsprach, was wir bei unsere Vorgespräch vereinbart hatten.

Die Vereinbarung, dass Daniel sich nur auf dem Betriebsgelände bewegen darf und keinen Zutritt zum Wohnhaus erhält, ist nicht Bestandteil des Kaufvertrages und hätte dort auch nichts zu suchen. Darüber bestand Einigkeit bei uns.

Weitere Fragen zum Vertrag hatten wir keine, ich wollten vom Notar lediglich wissen, wie das jetzt weitergeht, nachdem der Vertrag unterschrieben sei. Der Notar erklärte, dass er in seinem Büro den Vertrag als Urkunde ausfertigen werde, die von ihm zum Handelsregister beim Amtsgericht eingereicht wird. Wir würden in den nächsten Tagen jeweils eine Ausfertigung des abgeschlossenen Vertrages für unsere Unterlagen erhalten.

Mit der Eintragung des Eigentümerwechsels der Gesellschaft im Handelsregister wird der vereinbarte Kaufpreis fällig und am 1. Juli dieses Jahres würde die Geschäftsführung an mich übergehen. Wir unterzeichneten beide den Kaufvertrag für die Gesellschaft und der Notar beglückwünschte mich zu meinem Kauf und wünschte mir ein gutes Händchen bei der Führung des Unternehmens.

Nachdem der Notar das Büro von Fritz verlassen hatte und wir noch zu dritt bei­sammensaßen, meinte Fritz, dass Manuel doch ins Wohnhaus rüber gehen soll, seine Mutter habe noch diverse Unterlagen und Dinge von ihm gefunden, die sie ihm persönlich übergeben will. Manuel schaute ihn fragend an, so dass er ihm erklärte, wenn ich dich zu deiner Mutter ins Wohnhaus schicke, darfst du selbstverständlich das Wohnhaus betreten.

Manuel machte sich auf den Weg zu seiner Mutter, ich blieb bei Fritz zurück, der mir danach folgendes erklärte: „Peter ich habe in der Zwischenzeit über dich und den Gutshof weitergehende Erkundigungen eingeholt. Ich weiß deshalb, dass du mit einem Mann, einen Thomas in einer Beziehung lebst, also vermutlich auch schwul bist. Was mich interessieren würde, wie man mit zwei leiblichen Kindern schwul werden kann.“

Ich überlegte kurz, bevor ich ihm in Kurzform die Geschichte erzählte, wie es dazu gekommen ist. Ich schickte voraus, dass ich nicht schwul, sondern bisexuell sei und damit sowohl mit Frauen als auch mit Männern in einer Beziehung leben könne.

Nachdem ich ihm meine Geschichte erzählt hatte, meinte er: „Nur weil du nach dem Tod deiner Frau kein weibliches Wesen gefunden hast, dass dir Trost gegeben hat und Thomas diese Rolle übernommen hat, lebst du heute mit ihm in dieser Beziehung. Hatten deine Kinder kein Problem mit eurer Beziehung.“

So erklärte ich ihm: „Die hatten überhaupt kein Problem damit, sie waren eigentlich diejenigen, die mich, zumindest indirekt mit ihm zusammengebracht haben. Nach einer Weihnachtsfeier meines bisherigen Arbeit­gebers wollte ich Thomas nach Hause bringen, da er doch ein wenig zu tief ins Glas geschaut hatte. Dummerweise hatte er seine Wohnungsschlüssel im Büro liegen lassen und ich hatte weit nach Mitternacht keine Lust mehr noch einmal ins Büro zurückzufahren und den Schlüssel zu holen.

Ich bot ihm daher an in unserem Gästezimmer zu übernachten. Am Morgen fanden meine beiden Kinder unseren Gast im Gästezimmer und wollten ihn gleich mit auf den Weihnachtsmarkt mitnehmen. Klar haben sich meine Kinder durchgesetzt und in der Folgezeit, war er öfters zu Besuch bei uns, bis wir uns langsam näherkamen.

Ich wollte wissen, warum er trotz dieses neuen Wissens den Vertrag mit mir abgeschlossen habe und er damit bereits wusste, dass ich genauso ticke wie sein Sohn.

Er überlegte nicht lange und sagte zu mir: „Die Frage ist ganz einfach zu beantworten, zum einen ist mir nach unserem Gespräch letzte Woche klar geworden, dass ich wohl doch etwas überreagiert habe, zum anderen hatte ich dir mein Ehrenwort als Geschäftsmann gegeben. Bei unseren Verhandlungen hatte ich nie den Eindruck, dass du auch nur im Entferntesten schwul sein könntest oder mich über den Tisch ziehen willst.

Du kannst mir glauben, ich war völlig überrascht, als ich erfuhr, dass du mit einem Mann zusammenlebst, und hatte mir schon kurze Zeit überlegt, ob ich den Vertrag deshalb platzen lassen kann. Da Manuel vermutlich nie selbst einen Nachfolger zeugen wird, ist damit zumindest der Fortbestand des Garten­baubetriebes Winter durch die Übernahme in den Gutshof Sonneneck langfristig gesichert, da du die Gärtnerei ja unter ihrem bisherigen Firmennamen weiterführen willst.“

Er machte eine kurze Pause, bevor er weiter erklärte: „Hätte ich den geplanten Kaufvertrag mit dem Gutshof platzen lassen, hätte ich mich nach einem anderen Käufer umsehen müssen. Ich bin überzeugt davon, dass mir keiner ein so gutes Angebot unterbreitet hätte, wie ich es von dir bekommen habe.

Zudem hast du angeboten, die Firma zu übernehmen und als eigenständiges Unternehmen mit dem bisherigen Firmennamen weiterzuführen, bei anderen Käufern hätte ich damit rechnen, dass sie den Betrieb einfach integriert und vermutlich sogar Personal abgebaut hätten.

Im Grunde genommen, haben wir beide eine Vereinbarung getroffen, mit der hoffentlich beide Seiten gut leben können. Meine Frau und ich können im Wohnhaus bleiben bis wir eines Tages unsere letzte Reise antreten Wir erhalten von dir einen fairen Kaufpreis für die Winter GmbH und mein Sohn Manuel bekommt von dir die große Chance den Gartenbaubetrieb als technischer Betriebsleiter weiterzuführen.

Wenn sich seine Einstellung schon geändert hatte, wollte ich ihm die Möglichkeit bieten, mit seinem Bruder Richard ebenfalls ins Reine zu kommen. Deshalb frage ich ihn, ob er seinem Bruder ebenfalls eine Chance geben würde. Seine beiden Schwestern wüssten wie und wo er zu erreichen sei und außerdem hätten sie in den langen Jahren ständig mit ihm Kontakt gehalten. Er meinte, dass er sich das Überlegen würde und mit seinen Schwestern darüber sprechen, wäre für ihn jederzeit und ohne Probleme möglich.

Dann meinte er, es wird langsam Zeit, dass ich zum Mittagessen rübergehe, meine Frau wartet sicher schon auf mich und ihr müsst bestimmt auch wieder in eure Büros zurück. Wir gingen ins Wohnhaus und in der Wohnküche trafen wir Manuel und seine Mutter. Ich begrüßte sie kurz und verabschiedete mich gleich wieder von ihnen und verließ mit Manuel das Haus.

Auf dem Weg zum Auto erzählte ich ihm, dass mir sein Vater im Büro noch erzählt hat, dass er inzwischen weiß, dass ich mit einem Mann zusammenlebe. Als ich ihn fragte, warum er trotzdem an den Gutshof verkauft habe, antwortete er mir, dass er mir das zum einen zugesichert habe und er zu seinem Wort stehe, andererseits hätte unser Gespräch vergangene Woche, bei ihm ein teilweises Umdenken ausgelöst.

Auf der Rückfahrt zum Gutshof erzählte ich ihm noch, dass sein Vater meinte, dass damit ein lang­fristiges Überleben des Gemüseanbaubetriebs gesichert sei, was bei einem Verkauf an einen anderen Interessenten möglicherweise nicht gewährleistet sei.

Manuel lachte und sagte: „Das sehe ich genau wie mein Vater. Vielleicht hätte ich ein Mädchen oder einen Jungen adoptieren können und damit eine mögliche Nachfolge sichern können. Garantie hätte ich trotz allem keine, wenn das Adoptivkind kein Interesse an diesem Beruf und der Übernahme der Gärtnerei gezeigt hätte. Damit wäre der Gartenbaubetrieb zum Verkauf gestanden oder vielleicht sogar endgültig aufgegeben worden.

Mit der jetzigen Lösung kann ich sehr gut leben. Ich arbeite immer noch da, wo es mir am meisten Spaß macht, bekomme ein ordentliches Gehalt, von dem Manuel und ich gut leben können. Da du mich zum Betriebsleiter für die Gärtnerei ernannt hast, ändert sich für mich so gut wie gar nichts, ich bin immer noch hauptverantwortlich dafür, dass das die Gärtnerei Winter ein gesundes und schmack­haftes Gemüse für seine Kunden produziert.

Im Gutshof angekommen wurden wir sofort befragt, ob die Vertragsunterzeichnung mit dem Gartenbaubetrieb unter Dach und Fach sei. Ich erklärte, dass der Vertrag unterschrieben sei und auch von meinem Gespräch mit Manuels Vater danach. Thomas war überrascht, dass er sogar seinen Namen gewusst hatte und mir auch gesagt hatte.

Ich wollte von den Jungs wissen, wie es ihnen beim Scannen ergangen bisher sei. Daniel meinte, er könne noch nicht viel sagen, da er heute vormittags noch einmal mit Andreas beschäftigt war. Philipp und Marcus erklärten, dass sie heute zwar ein wenig eingescannt hätten, aber bisher so gut wie keine ernsthaften Probleme aufgetaucht seien.

Thomas erzählte, dass er beim Büromöbelhändler eine gebrauchte Teeküche gefunden habe, die noch fast neuwertig aussieht und von den Maßen perfekt in den Raum passt, als wäre sie extra dafür geplant worden. Dazu passend gab es auch noch einen Tisch und Stühle, der sechs Leuten gleichzeitig Platz bietet und sich gut in den Raum einfügt. In der Teeküche sind bereits ein Kühlschrank und ein Geschirrspüler enthalten, eine Mikrowelle habe ich dazugekauft. Kaffeevollautomaten gab es auch, aber die Geräte waren nicht so berauschend.

Er hat aber im nahegelegenen Elektrofachmarkt eine passende Kaffeemaschine gefun­den, die er bereits mitgebracht hat und die, wenn morgen die Küche aufgebaut wird, sofort in Betrieb genommen werden kann. Er hat zusätzlich noch Geschirr für zwölf Personen gekauft, davon gibt es so viel, dass auch noch eine Zeitlang nachgekauft werden kann. Die Küche wird morgen früh angeliefert und sofort eingebaut, alle Geräte und das Wasser werden mit ange­schlossen.

Ich fragte nach, ob die Jungs bereits zu Mittag gegessen hätten. Da keiner bisher etwas gegessen hatte, beschloss ich, dass wir uns Pizza bestellen. Philipp orderten über sein Smartphone die gewünschten Pizzen und die Lieferung sollte in etwa dreißig Minuten erfolgen. Glücklicherweise hatte Thomas das Geschirr und das Besteck bereits mitgebracht, so dass wir beim Essen nicht auf unsere Finger angewiesen waren.

Notfalls hätten wir eben Mutters Bestände an Geschirr und Besteck plündern müssen. Die Pizzen wurden fast pünktlich geliefert und so setzten wir uns ins Besprechungszimmer zum Essen. Während wir noch beim Essen saßen, tauchte Bernhard auf, der meinte, dass sie heute keine Hausaufgaben hätten, aber für die anstehenden Prüfungen lernen sollten.

Er erklärte, dass er später wieder mit seinem Bruder zusammen nach Hause fahren werde, im Grunde genommen so wie gestern. Er ging ins Büro von Daniel und Manuel und scannte die bereits vorbereiteten Dokumente. An­schließend speicherte er sie ab, wobei er sich an der von Marcus eingerichteten Ordnerstruktur und Namensgebung orien­tierte.

Während die Jungs wieder in ihren Büros verschwanden und weiter ihrer Arbeit nachgingen, blieb ich mit Thomas im Besprechungs­zimmer sitzen. Ich erzählte ihm, dass ich heute Nachmittag noch ein Vorstellungsgespräch haben würde mit einem Klaus Brunner, der unser Buchhalter werden könne, wenn sonst alles andere passt.

Unser Steuerberater hat ihn mir auf meine Nachfrage empfohlen, er hatte sich bei ihm beworben auf eine Stellenausschreibung, die aber durch unsere Pläne, vorerst nicht mehr besetzt wird. Beim Steuerberater hätte er sowieso keine Chance gehabt, da er für die ausgeschriebene Stelle in der Steuerkanzlei überqualifiziert gewesen sei.

Mit seinem Wissen könnte er aber der richtige Mann für die Einrichtung und den Betrieb unserer Buchhaltungsabteilung sein. „Drüben in meinem Büro liegen bereits seine Bewerbungs­unter­la­gen, die mir der Steuerberater mitgeben durfte“ erklärte ich Thomas und sprach weiter: „das, was ich bisher von seinen Unterlagen angeschaut habe sieht zumindest vielversprechend aus. Mit Zustimmung des Bewerbers habe ich sogar seine Original-Bewerbungs­unterlagen vom Steuer­berater erhalten.

„Dann wird es aber mit den beiden Büros, die ihr eingerichtet habt, bald wieder eng werden,“ meinte Thomas. „Du solltest vielleicht kurzfristig noch ein weiteres Büro einrichten, noch kannst du die gleichen Möbel nachbestellen.“ Nach kurzer Überlegung meinte ich zu ihm: „Dass es eigentlich nicht notwendig ist, da Philipp, Marcus und Michael demnächst nur noch gelegentlich da sein werden, wenn die Semesterferien endgültig vorüber sind.

Manuel wird sein Büro auch nur noch gelegentlich brauchen, ab Juli wird er mehr im Gartenbau­betrieb zu finden sein und kann das Büro seines Vaters nutzen. Bernhard und der Buchhalter werden die einzigen sein, die ab September regelmäßig die Büroräume benutzen werden. Vielleicht brauchen wir eines dieser Büros für Jason, der hier die Bauaktivitäten koordinieren kann. Ich denke, wir sollten trotzdem zwei weiter Büros kurzfristig einrichten, damit wir für die nächsten Monate nicht mehr dieses Thema ansprechen brauchen. Rufst du beim Büromöbelhändler an und bestellst zwei weitere Büros, vielleicht können die Möbel bereits morgen mit der Teeküche geliefert werden.“

Thomas stand auf, ging in mein Büro, um die Bestellung für die beiden zusätzlichen Büroräume durchzugeben und zu klären, ob diese morgen mit der Teeküche angeliefert werden können. Kurze Zeit später tauchten Bernhard, Marcus und Philipp im Besprechungszimmer auf und meinten, sie hätten mit mir etwas äußerst Dringliches wegen der Dokumentenverwaltung zu besprechen.

Marcus erklärte mir: „Wir drei haben bereits in unserem Büro eine hitzige Diskussion geführt, nachdem uns Bernhard erklärt hat, dass unser Archivierungssystem für kleinere bis mittlere Mengen an Dokumenten sicher in Ordnung sei, aber bei den bereits vorhandenen Mengen und der Tatsache, dass zukünftig noch weitere Unterlagen hinzukämen, das Auffinden von Dokumenten im Laufe der Zeit immer schwieriger werden würde.

Vor allem gäbe es viele Dokumente, die nicht immer eindeutig einem Ordner zuzuordnen sind. Diese müssten für eine schnelle Auffindbarkeit dann unter Umständen doppelt oder dreifach gespeichert werden.

Um eine Mehrfachspeicherung, und den zwangsläufig damit verbundenem Platzbedarf der Dokumente zu vermeiden, müssten die Dokumente besser indiziert, also mit mehreren verschiedenen Suchbegriffen ausgestattet sein, damit sie auch in der Zukunft schnell gefunden werden können.“ Er machte eine Pause, damit ich das erklärte nachvollziehen kann.

Unser Neuling Bernhard erklärte mir dann: „Es gibt sogenannte Dokumen­tenverwaltungen, die zum einen eine Indizie­rung ermöglichen, zum anderen auch den Vorteil bieten würden, dass Dokumente so gespeichert werden, dass sie immer nur bestimmten Personen oder Personengruppen zugänglich sind. Dies würde innerhalb der Dokumenten­verwaltung durch eine gesonderte Benutzerverwaltung und entsprechende Zugriffsrichtlinien geregelt.“

Ich unterbrach Bernhard und meinte zu ihn: „Verstehe ich das richtig, wenn ich ein Dokument scanne und es abspeichere, lege ich fest wer darauf Zugriff hat und es ansehen kann. Muss ich jeden Mitarbeiter einzeln angeben, der auf dieses Dokument zugreifen darf?“

Philipp schaute mich an und klärte mich dann auf: „Ja und nein, du kannst zwar einzelne Personen festlegen, aber durch die Zugriffsrichtlinien kannst du auch ganze Gruppen festlegen, als Beispiele, Schriftverkehr kann für alle zugänglich sein, Rechnungen nur für die Buchhaltung, Verträge können für die Geschäftsführung, die Sachbearbeiter und gleichzeitig auch für die Buchhaltung einsehbar sein.

Zuerst werden die Mitarbeiter und die Zugriffsgruppen angelegt und jeder Mitarbeiter erhält die Gruppen, für die er die Berechtigung erhalten soll. Als Zugriffsgruppen stelle ich mir vorerst vor, Geschäftsführung, IT, Buchhaltung, Gartenbaubetrieb, später Landwirtschaft, Restaurant, Hofladen, Jugendhotel und Café. Es können jederzeit weitere Gruppen angelegt werden.

Die Dokumente selbst werden jeweils den Gruppen zugeordnet, für die sie einsehbar sein sollen. Die bisher gescannten Unterlagen brauchen nicht neu eingescannt werden, die bestehenden Dateien können nachträglich integriert werden. Auch Unterlagen die dir als PDF zugeschickt werden kannst du direkt abspeichern und zuordnen.

Selbst Mails können gespeichert werden und sind damit für alle zugänglich. Es gibt eine Ordnerstruktur, die unserer ähnlich ist, Du kannst Dokumente auf diesem Weg suchen oder über die Indexierungsbegriffe, die im Dokument hinterlegt sind.“

Ich überlegte kurz und meinte dann: „Das hört sich gut an, bei unserem bisherigen verwendeten Speichersystem hat jeder auf alle Unterlagen Zugriff, das bedeutet, Unterlagen, die nicht unbedingt für alle Augen bestimmt sind, kann ich dort gar nicht abspeichern und müssten sozusagen getrennt aufbewahrt werden. Könnt ihr mir vielleicht auch bereits verraten, was der Spaß an Kosten verursacht.“

Dafür war jetzt wieder Marcus zuständig, der erklärte: „Wir brauchen einen leistungs­fähigen Server, auf dem die Verwaltungs-Software läuft und auf allen Rechner eine Anwender-Software, die die Verbin­dung zum Server herstellt und auf die Dokumente zugreift. In der ersten Ausbaustufe werden wir für die Neuanschaffungen etwa vier bis fünftausend Euro benötigen.

Hinzu kommen jährlich Kosten für die Wartung der Software und die Arbeitsprogramme, die auf den jedem weiteren Computern eingerichtet werden.“ Ich beauftragte die Jungs mit unserem Computerhändler zu klären, was es genau kostet soll und wie schnell er uns das Programm liefern könne, das all diese Voraussetzungen mitbringt.

Ich nannte ihnen ein Limit von achttausend Euro, dass sie für die Neuanschaffung nicht überschreiten sollten, ansonsten bat ich sie noch einmal mit mir Rücksprache zu nehmen.

Marcus und Philipp verließen den Besprechungsraum, Bernhard blieb auf meinen Wunsch noch sitzen und als wir allein waren, sagte ich zu ihm: „Gut gemacht Bernhard, Mitarbeiter, die mitdenken und Dinge in Frage stellen, die langfristig nicht unbedingt zum Vorteil der Firma sind, braucht jedes Unternehmen.

Du hast mir damit bewiesen, dass ich mit meiner Entscheidung, dich als Auszu­bildenden in unser Team mit aufzunehmen richtig gelegen bin. Mach weiter so, wenn Marcus und Philipp in nächster Zeit wegen ihres Studiums nicht immer anwesend sind, kannst du mit solchen Anliegen auch direkt zu mir kommen.“

Er stand auf und verließ den Besprechungsraum. Thomas stand in der Tür, er hatte meine letzten Worte noch mitbekommen und meinte: „So wie ich dich kenne, immer ein Lob für die Mitarbeiter, wenn sie gute Ideen haben.“

Er erzählte mir, dass das mit den Büromöbeln unter Dach und Fach sei, sie würden bereits morgen mit der Teeküche angeliefert. Wir hörten Schritte am Flur und Thomas der noch im Türrahmen stand, schaute kurz und meinte: „Dein Kandidat für das Vorstellungsgespräch ist da, ihr solltet in dein Büro gehen und ich werde dafür sorgen, dass ihr in nächster Zeit dort nicht gestört werdet.“

Ich stand auf, ging in den Flur, begrüßte Klaus Brunner und bat ihn, mir in mein Büro zu folgen. Wir setzten uns in die kleine Besprechungsecke und ich stellte ihm die üblichen Fragen, die zu meinem persönlichen Fragenkatalog für Neueinstellungen gehörten. Ich bemerkte, dass er etwas verwundert darüber war, welche Fragen ich ihm stellte.

Er beschrieb mir seinen bisherigen Werdegang und warum er auf der Suche nach einer neuen Herausforderung sei. Ich hatte sehr schnell den Eindruck gewonnen, dass er der Richtige für unsere Buchhaltung wäre. So beschloss ich, ihm von unseren Plänen für die Umgestaltung des bestehenden Betriebes, in ein breit aufgestelltes Unternehmen zu berichten und welche Aufgaben damit auf ihn langfristig zukommen könnten.

Bevor er dazu etwas sagen durfte, wies ich ihn darauf hin, dass in dem neuen Unternehmen Mitarbeiter beschäftigt werden, die eine abweichende sexuelle Einstellung hätten, aber auch Flüchtlinge und Ausländer deren deutsche Sprachkenntnisse nicht perfekt sein werden. Ich war damit etwas diplomatischer mit diesem Thema umgegangen, als es Philipp gestern bei Bernhard angegangen war.

Nach einer kurzen Pause meinte er, dass er damit keinerlei Probleme habe, wenn Mitarbeiter schwul oder lesbisch seien, auch mit nichtdeutschsprachigen Mitarbeitern komme er sehr gut zurecht. Für ihn wäre das kein Grund einen guten Job nicht anzunehmen.

Zu unseren Plänen sagte er, dass wir sehr ehrgeizige Ziele verfolgen und mit unserem sozialen Engagement, wir uns von fast allen anderen Unternehmen, die er so kennt, unterscheiden würden. Er könne sich sehr gut vorstellen, dass der Job in der Buchhaltung durch die Vielfalt um einiges attraktiver und ab­wechs­lungsreicher sein wird, als das was er bisher immer gemacht hat oder was ihn in der Kanzlei eines Steuerberaters erwarten würde.

Deshalb wollte ich von ihm noch wissen, wie schnell er aus seiner bisherigen Tätigkeit ausscheiden könne und wann er bei uns anfangen will. Er beantworte diese Frage mit der Feststellung, dass er normalerweise sechswöchige Kündigungsfrist habe und wenn wir beide uns in den nächsten Tagen einig könnten, er spätestens am ersten August in die Buchhaltung einsteigen könne.

Da sein bisheriger Betrieb aufgrund rückläufiger Aufträge derzeit einen massiven Personalabbau plane, könnte er mit etwas Verhandlungsglück auch einen oder zwei Monate früher ausscheiden und beim Gutshof anfangen.

Diese Information machte mich logicherweise sofort hellhörig und ich wollte von ihm sofort wissen, ob da vielleicht nicht einige Kolleginnen und Kollegen dabei wären, die bei uns einen neuen dauerhaften Arbeitsplatz finden könnten. Wir würden demnächst Mitarbeiter suchen, die die Wohnungs- und Mietverwaltung übernehmen, ich selbst würde vermutlich demnächst eine Assistentin oder einen Assistenten benötigen.

Auch für die Bearbeitung der Personalunterlagen und die monatlichen Abrechnungen würde in kürze Bedarf entstehen. Er könne seine bisherigen Kolleginnen und Kollegen, die ebenfalls von den Stellenstreichungen betroffen sein könnten und die er für unser Unternehmen als geeignet einstuft, anbieten, dass sie eine Bewerbung bei mir einreichen sollten.

Zuletzt sprachen wir über seine Gehaltsvorstellung, die für mich keine Überraschung brachte. Ich hatte mit höheren Forderungen seinerseits gerechnet, so dass ich noch Spielraum hatte, um von meiner Seite mehr anbieten zu können.

Mit meiner vorerst letzten Frage, wollte ich wissen, ob er bereits eine Entscheidung getroffen habe, oder er noch ein oder zwei Tage Bedenkzeit brauche. Ich von meiner Seite erklärte ihm, dass ich mich auf eine Zusammenarbeit mit ihm unglaublich freuen würde.

„Im Grunde genommen habe ich mich bereits entschieden, ich will diesen Job übernehmen, möchte mich aber trotzdem mit meiner Frau heute Abend noch kurz besprechen und dir morgen die endgültige die Zusage geben. Vielleicht kann ich dir dann auch schon mehr zu meinem Einstiegstermin berichten“ erklärte er mir.

Ich fragte ihn, ob er noch etwas Zeit habe und als er erklärte, dass er mit einem längeren Vorstellungsgespräch gerechnet hatte, bat ich Philipp und Marcus in mein Büro. Ich stellte den beiden unseren neuen Buchhalter vor, sofern er sich nicht über Nacht noch anders entscheidet, und danach Philipp als meinen Sohn und Marcus als seinen Freund, die für den Internetauftritt des Gutshofes Sonneneck und für die gesamte Informationstechnologie zuständig sind.

Thomas der kurz nach den beiden das Büro betrat, stellte ich ihm als meinen Lebensgefährten vor, der aber derzeit nicht beim Gutshof beschäftigt sei. Er schaute mich an und meinte, jetzt verstehe er auch meine Andeutung über sexuell andersdenkende Mitarbeiter in unserem Gespräch.

Ich bat die Jungs kurz zu erklären, wie der Stand ihrer Bemühungen in Sachen Buchhaltung sei. Vielleicht kann Klaus euch noch Anre­gungen geben worauf ihr zusätzlich achten solltet.

Marcus erklärte, was er und Philipp in den letzten Tagen an Informationen gesammelt hatten und wie sie sich das Konzept des Zusammenspiels der einzelnen Komponenten vorstellten. Klaus hatte aufmerksam zugehört und erklärte, dass sich das gut anhören würde. Er wollte wissen, ob die beiden geklärt hätten, ob es eine Buchhaltungssoftware gäbe, die mehrere Bereiche abdecken würde und weniger zusätzliche Schnittstellen erfor­derlich machen würde. Philipp meinte, sie hätten sich umgesehen, aber bisher noch nichts Vernünftiges in dieser Richtung gefunden.

Klaus erklärte, er wisse von der DATEV-Software, dass sie mit ihrer Schnittstelle eine starke Anbindung für Fremdprogramme geschaffen haben, die eine leichtere Integration von Daten ermögliche. Außerdem wisse er, dass DATEV selbst eine Reihe von Programmen im Angebot habe, die direkt mit der Buchhaltung kommunizieren können.

Diese Programme können jedoch nicht gekauft werden, der Kunde zahle eine monatliche Nutzungsgebühr für jeden Arbeitsplatz und eine einmalige Einrichtungsgebühr. Eine Speicherung der Daten direkt bei DATEV sei aber nicht notwendig, wenn der Kunde einen leistungsfähigen Server zur Verfü­gung stellt.

Ich bat die Jungs das zu überprüfen und zu ermitteln, welche monatlichen Kosten anfallen würden je Arbeitsplatz und Teilbereich. Da der Steuerberater uns seine bisherigen Daten im DATEV-Format zur Verfügung stellen würde, bräuchten wir sowieso ein Buchhaltungsprogramm, dass diese Daten verarbeiten kann.

Damit löste ich die Besprechung auf und ich verabschiedete mich von Klaus. Ich erwähnte noch, dass ich mich auf den Anruf mit seiner Zusage freuen würde. Ich zeigte ihm noch kurz die restlichen Büros, die wir bereits eingerichtet hatten und erzählte, dass morgen zwei weitere Büros eingerichtet werden, wobei ich ihm die Leute in den Räumen kurz vorstellte.

Auf dem Rückweg sagte ich, ich würde mich gerne mit allen im Besprechungszimmer zusammensetzen, bevor wir den Arbeitstag für heute beenden würden. Nachdem sich alle gesetzt hatten, blickte ich in die Runde, Manuel, Daniel, Philipp, Marcus, Bernhard, Michael, Andreas und Thomas, neun von zehn Plätzen waren damit belegt.

Viel größer durfte die Runde nicht mehr werden, dann würden die Sitzplätze nicht mehr ausreichen. Ich bat alle ein kurzes Resümee zu diesem Tag abzugeben und Bernhard sollte mir noch berichten, wie ihr Gespräch mit dem Com­puterhändler verlaufen sei.

Reihum berichteten alle kurz von ihrem Tag. Bernhard meinte, dass der Server und die Dokumen­tenverwaltung am Donnerstagvormittag geliefert, auf­ge­­baut und eingerichtet wird. Auf einem Rechner wird zusätzlich das Programm eingerichtet, mit dem auf den Dokumentenserver zuge­griffen wird. Die weiteren Rechner für die Mitarbeiter können dann von Marcus und Philipp mit dem Anwender-Programm nachgerüstet werden.

Wir werden trotzdem den gesamten Donnerstag und vermutlich auch den Freitag brauchen, bis die Benut­zergruppen, die Mitarbeiter und die Grundstrukturen eingerichtet sind. Er meinte, wir sollten uns morgen Nachmittag zusammensetzen und die Ablagestruktur und die Benutzergruppen festzu­legen, ebenso Stichworte für die Indexierung, die dann als Vorschlagswerte gelten sollten.

Für die Zuordnung der Dokumente zu den Benutzergruppen brauchen wir einen Hauptverantwortlichen, der diese für alle neuen Dokumente festlegt. Ich erklärte mich bereit, vorerst diese Aufgabe zu übernehmen, langfristig sollte das von den einzelnen Abteilungen selbst übernommen werden, wenn wir entsprechende Erfahrungen gesammelt hätten.

Wir beendeten unser Meeting und machten uns auf den Heimweg, diesmal ohne Daniel und Manuel, die bei Daniels Eltern übernachten wollten. Thomas kochte wieder für alle, heute war ich derjenige der ihn dabei unterstützte.

Philipp und Marcus verschwanden nach dem Abendessen wieder im Dachgeschoß, um noch über Bernhards Anregung zu diskutieren und Vorschläge für morgen vorzubereiten.

Thomas und ich saßen im Wohnzimmer und unterhielten uns, auch darüber, dass ich in den letzten Tagen sehr viele Entscheidungen getroffen habe, die für die Zukunft des Gutshofes von großer Bedeutung sind, wenn alles nach Plan ablaufen wird.

Da Thomas ab morgen wieder seinem eigentlichen Job bei der J. Graf GmbH nachgehen würde und wir damit früh aufstehen mussten, gingen wir auch an diesem Abend nicht zu spät ins Bett. Keine Frage, zu Matratzensport hat es für uns nicht mehr gereicht, Ich war von den Terminen am Vormittag und auch am Nachmittag so erschlagen, dass ich eingeschlafen bin, kaum dass ich mich ins Bett gelegt hatte.

 

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